W związku z przeciwdziałaniem zagrożeniom związanym z COVID-19, o których mowa w art. 1 i 2 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych
z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 374), Ministerstwo Sprawiedliwości informuje o konieczności podjęcia działań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa wykonawcom i osobom korzystającym z pomocy. Zasadnym jest zawieszenie udzielania porad osobiście, poinformowanie o tym fakcie beneficjentów pomocy oraz organizacja udzielania porad przez telefon i z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość.
Ministerstwo Sprawiedliwości informuje o konieczności podjęcia poniższych działań dotyczących wykonywania zadań określonych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 294 ze zm.):
z uwagi na względy bezpieczeństwa – możliwe jest tymczasowe zawieszenie przez starostów działalności punktu nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego w punktach i organizacja udzielania porad przez telefon i z wykorzystaniem innych środków porozumiewania się na odległość;
w przypadku przyjęcia takiego rozwiązania za dopuszczalne należy uznać „odpracowanie” dyżurów w terminie późniejszym (w tym m.in. w soboty), w celu zachowania zakontraktowanego wymiaru świadczenia pomocy, wynikającego z umów łączących powiaty z wykonawcami;
tymczasowe zawieszenie działalności punktów nieodpłatnej pomocy prawnej oraz nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego wymaga zachowania poniższych warunków: a) poinformowania osób korzystających z pomocy o zawieszeniu działalności punktu, poprzez zamieszczenie o tym informacji w widocznym miejscu lub w inny zwyczajowo przyjęty sposób – w tym na stronach internetowych urzędu oraz o ile jest to możliwe poinformowanie osób umówionych o odwołaniu wizyt w punkcie oraz o możliwości i terminie uzyskania porady telefonicznie lub z wykorzystaniem innych środków porozumiewania się na odległość, b) informacja powinna zawierać: okres zawieszenia działalności, przewidywany termin i sposób przywrócenia działania punktu.
wskazane jest jak najszybsze zorganizowanie możliwości udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oraz świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość (np. telefon, e-mail, Skype itp.). Udzielanie pomocy w wyżej przedstawiony sposób, powinno przebiegać analogicznie jak w przypadku udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oraz świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego w stosunku do osób, o których mowa w art. 8 ust. 8 ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. W szczególności zastosowanie znajdzie § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2018 r. w sprawie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2492), zgodnie z którym części B karty pomocy nie przekazuje się osobie uprawnionej w przypadku udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenia nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego poza punktem lub za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość. Po udzielonej nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczonym nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim osobę uprawnioną informuje się o możliwości przekazania anonimowej opinii o udzielonej nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczonym nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim pod wskazanym numerem telefonu lub adresem poczty elektronicznej lub listownie, bezpośrednio do komórki organizacyjnej starostwa powiatowego obsługującej pod względem organizacyjno-technicznym zadanie, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy. Anonimowa opinia jest dołączana do części B karty pomocy wypełnionej w zakresie danych zawartych w pkt 1. Przepisy 8 ust. 9 oraz § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia stosuje się odpowiednio. Udzielenie świadczeń za pomocą środków porozumiewania się na odległość powinno znaleźć odzwierciedlenie w karcie pomocy poprzez zaznaczenie tego faktu w pozycji 7 lub 8 części A oraz poprzez zaznaczenie odpowiedniej rubryki z pozycji 20 części A karty pomocy.
W razie komunikacji za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość osoba potrzebująca pomocy przed jej udzieleniem składa za pośrednictwem e-mail wniosek o uzyskanie nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, zawierający oświadczenie, że nie jest w stanie ponieść kosztów odpłatnej pomocy prawnej (art. 4 ust. 2 ustawy nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej).
Jednocześnie Ministerstwo Sprawiedliwości informuje, że ostateczna decyzja co do sposobu realizacji zadań określonych w ustawie należy do powiatów.